Horen, zien en… spreken

Voor wie bedoeld:
voor iedereen die de (vakantie)rust in het hoofd wil bewaren om effectief te kunnen werken
Leestijd: bedraagt ongeveer 8,5 minuten
Rendement: onbetaalbaar

 

Het is alweer september. Alle vakanties zijn voorbij en de scholen in heel het land weer begonnen. Mijn kinderen beginnen vandaag met een relaxt dagje; bijpraten over hoe de vakantie was, een school picknick en noem maar op. Langzaam aan dus. Dat zou voor vele werkenden ook beter zijn al zie ik in de dagelijkse praktijk toch veel mensen die gelijk ‘full swing’ weer in het werk zitten en dat ontspannen gevoel van de vakantie binnen 2 uur alweer kwijt zijn.

Zelf heb ik tip 2 uit mijn vorige blog ter harte genomen; aan het einde van de vakantie nog lekker een paar daagjes met het gezin weg. En dan bevind je jezelf ineens in De Efteling. Wie kent het niet uit de vroege kinderjaren en wellicht nog van een recent bezoek.

Zó heb ik mijzelf het gevoel gegeven een enorm lange vakantie te hebben gehad. Zeker omdat de weersomstandigheden zeer goed waren (hoe het weer mee speelt in de beleving van vakantie staat óók in ‘Tip 2’ van mijn vorige blog).

Geweldig om te zien hoe een park als De Efteling wijze lessen laat zien die in ieder bedrijf eigenlijk bekend zouden moeten zijn. Van prinsessen die niet luisteren naar het advies om in een giftige appel te bijten tot sterren die veranderd worden in dansende waterlelies omdat zij de waarschuwing in de wind sloegen en de boodschap niet in zich hebben opgenomen.

Neem nu bijv. jouw terugkomst van vakantie; je hebt zondagmiddag wellicht nog lekker ergens op een terrasje gezeten om van de laatste zonovergoten vakantiedag te genieten. Nog helemaal in de vakantie-stemming en rust. Maar eenmaal de koffieautomaat gepasseerd en je pc opgestart, zit je binnen no-time weer volop in de drukte en begint de pre-vakantie-stress zich weer meester van jou te maken. Deze stress wordt veroorzaakt doordat er téveel zaken in één keer op je af komen en je niet de tijd hebt (of krijgt) om te reageren. Je bent er een paar weken niet geweest en je collega’s willen het werk en hun vragen graag aan jou kwijt. En aangezien jouw bureau nog leeg is, kan daar mooi het een en ander op geparkeerd worden.

Hoe ga je de vakantie-rust in je hoofd bewaren..?

Hieronder geef ik je enkele werkbare tips:

De meeste mensen houden hun mond dicht als zij worden geconfronteerd met taken die zij eigenlijk niet willen. Zo kan het gebeuren dat medewerkers bedolven worden onder het werk  voordat zij zich realiseren wat dit allemaal inhoudt. “Iedereen werkt hard dus ik moet niet zeuren”, is vaak de gedachte. Het punt is echter dat iedereen hard werkt omdat er geen heldere communicatie is over welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB’s) er zijn en wie daarbij hoort.

De term zegt het al, TVB’s:

  • taken; wiens taak is het om bepaalde, samen te bepalen, werkzaamheden te doen?
  • verantwoordelijkheden: wiens verantwoordelijkheid is het om ervoor te zorgen dat die werkzaamheden goed uitgevoerd worden?
  • bevoegdheden: en wiens bevoegdheid is het om ervoor te zorgen dat die werkzaamheden gefaciliteerd worden zodat ze kunnen worden uitgevoerd?

Het zal je verbazen in hoeveel organisaties de TVB’s niet duidelijk, of zelfs totaal niet, belegd zijn. Medewerkers rennen door elkaar heen, doen vaak hetzelfde werk en teams vinden zo het wiel steeds weer opnieuw uit. Reken dit alles eens om in gewerkte uren (aanwezigheid met willekeurige activiteit) versus effectieve uren (aanwezigheid met gerichte activiteit).

Dàn zul je zien dat er veel tijd – en dus geld! – verloren gaat binnen organisaties waar dit helemaal niet nodig hoeft te zijn als de medewerkers en het management zouden gaan zitten om met elkaar te kijken naar hoe de TVB’s in elkaar steken.

Belangrijk is het dus om te weten welke taken wèl en welke niet bij jou horen en de verantwoordelijkheden hiervan te laten bij wie ze horen. Dan wordt ook automatisch duidelijk wie er bevoegdheid heeft om zaken te faciliteren en beslissingen te nemen en draai je niet steeds in hetzelfde cirkeltje rond. Het met elkaar uitspreken van welke TVB’s er zijn en bij wie wat hoort, zorgt ervoor dat jullie niet meer in de wanorde van de dag terecht komen èn je in staat kan zijn om met de vakantie-rust gericht aan het werk te gaan en je niet gek te laten maken.

Herken je jouw organisatie hierin dan kom ik graag snel eens met jullie van gedachten wisselen over hoe het anders èn efficiënter kan.

Dus horen is zilver, zien is goud maar spreken is onbetaalbaar…!